С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу обязательный электронный документооборот для всех грузоперевозок. Согласно новому федеральному закону No 140-ФЗ от 07.06.2025, который вносит поправки в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности, участники рынка независимо от сферы бизнеса обязаны перейти на цифровые форматы. В обязательном порядке потребуется оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожные и грузовые авианакладные. Исключения, когда всё же можно будет использовать бумажные версии, предусмотрены лишь в перечне случаев, который позднее утвердит Минтранс России.
Что такое обязательная ЭТрН
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой полноценный цифровой заменитель классического бумажного бланка, который вносит порядок и обеспечивает полную прозрачность процессов при грузовых перевозках.
Главная задача внедрения обязательного формата ЭТрН — значительно сократить число нарушений в логистической отрасли, уменьшить расходы бизнеса и усилить контроль над перевозками. Кроме того, использование электронных накладных позволяет наладить бесшовное взаимодействие компаний с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), что выводит мониторинг грузопотоков на принципиально новый уровень.
Преимущества обязательной электронной транспортной накладной
Внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) кардинально ускоряет обработку перевозочных документов, поскольку все сведения мгновенно загружаются в информационную систему и становятся видны всем законным участникам процесса.
Проблема утери бумажных бланков полностью исключается, так как весь массив данных надёжно хранится в информационной системе. В любой момент времени можно просмотреть нужный документ, отследить актуальный статус накладной и проконтролировать движение груза в режиме реального времени.
Оформление ЭТрН
Работа с электронными перевозочными документами невозможна без центрального звена всей системы — оператора ИС ЭПД. Именно на него возложена ответственность за передачу данных в государственную информационную систему и обеспечение юридической значимости документооборота.
Процесс создания электронной транспортной накладной (ЭТрН) имеет чёткую последовательность. Участник перевозки заполняет в программе свой титул, подтверждает его квалифицированной электронной подписью и направляет готовый документ оператору.
Программное обеспечение может заблокировать регистрацию титула на этапе ввода, если обнаружит некорректные реквизиты контрагентов. Система сверяет вводимые сведения с ранее заявленными данными и не позволяет продолжить работу при их расхождении.
После того как титул подписан, оператор проводит его комплексную проверку: сначала подтверждает валидность электронной подписи, а затем выполняет форматно-логический контроль корректности заполнения всех полей. Оператор информирует об ошибке, которая может возникнуть на этапе глубинной обработки, когда система находит скрытые несоответствия или противоречия в содержании накладной. В такой ситуации отправителю необходимо сформировать исправленные файлы обмена, при том ошибочная накладная сохраняется в системе. Крайний срок для устранения ошибок — не более пяти календарных дней с момента получения от оператора официального уведомления о некорректности документа.
Если же проверка пройдена успешно и нарушений в титуле не выявлено, оператор направляет этот титул в ГИС ЭПД, а также автоматически рассылает его всем остальным участникам электронного обмена. Все правила межсистемного взаимодействия детально регламентированы Постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931.
Сложности перехода на ЭТрН и их решения
Внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) сопровождается рядом объективных сложностей. В первую очередь бизнесу предстоит серьёзная перестройка внутренних процессов и обучение персонала работе в новых цифровых условиях.
При переходе на такой формат возникает заметная зависимость от качества интернет-соединения — при отсутствии стабильной связи срочные отгрузки могут задерживаться. Поскольку эти новые правила только внедряется, сохраняется юридическая неопределённость при организации сложных логистических цепочек: нормативная база ЭТрН может просто не содержать чётких правил для их оформления. Впрочем, подобные технические нюансы со временем будут устранены по мере полного развёртывания системы и выявления явных пробелов в регулировании.
Гораздо более глобальной проблемой становится необходимость пересмотра отношений с контрагентами. Если партнёры не внесут данные о себе в реестр участников транспортно-экспедиционной деятельности, продолжение совместной работы приведёт к ответственности, а значит, придётся искать новых подрядчиков. В этой связи компаниям требуется провести внутренний аудит, обучить сотрудников и грамотно внедрить систему электронных перевозочных документов. Важно постоянно отслеживать обновления нормативной базы и оперативно подстраиваться под расширяющиеся требования.
Применение ЭТрН ещё до наступления обязательного порядка даёт бизнесу очевидные преимущества: компании без спешки нарабатывают практический опыт, плавно перестраивают процессы и готовят кадры к будущим изменениям. Так, ООО «МТ-ТЛК» уже сегодня проводит тестирование новых систем со своими партнёрами, последовательно развивая цифровую компетенцию. Нам можно доверить перевозку грузов любого масштаба для крупного и среднего бизнеса, включая полное таможенное оформление на автомобильный, авиационный, железнодорожный и морской транспорт
